alldecor GmbH

Personalverwaltung und Entgeltabrechnung

Im Folgenden informieren wir Sie ausführlich über alle wichtigen Details dieser Datenverarbeitung. Wir nehmen Bezug auf alle Auskunftspflichten, die aus den Artikeln 13, 14, 15, 26 und 30 der DS-GVO resultieren.

1. Was ist der Zweck dieser Verarbeitung?

   Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Beschäftigten zur Durchführung, Verwaltung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses: Personalaktenführung, Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Entgeltabrechnung, Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden sowie betriebliche Altersversorgung.

2. Wer ist für diese Verarbeitung verantwortlich?

   alldecor GmbH
   Adresse: Augsburgerstr. 27, 89331 Burgau
   Telefon: 0 82 22 - 10 34
   Internet: www.alldecor.de
   E-Mail: service@alldecor.de

3. Wer ist Ansprechpartner für den Datenschutz?

   Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht (Artikel 37 DS-GVO, § 38 BDSG). Ihr Ansprechpartner für Fragen zum Datenschutz: Geschäftsführer: Robert Zier, Jürgen Schuster, service@alldecor.de

4. Was ist die rechtliche Grundlage? Warum ist diese Verarbeitung zulässig?

   Vertragserfüllung gemäß Artikel 6 (1b) DS-GVO (Beschäftigungsverhältnis)
   Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 (1c) DS-GVO (Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsschutzrecht)
   Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Konfession für die Kirchensteuer, Arbeitsunfähigkeitszeiten) gemäß Artikel 9 (2b) DS-GVO
   Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gemäß Artikel 6 (1f) DS-GVO

5. Konkret welche "berechtigten Interessen" verfolgt der Verantwortliche?

   Allgemein notwendige Maßnahmen zur betrieblichen Organisation; Durchsetzung und Abwehr von Rechtsansprüchen

6. Gibt es gesetzliche oder vertragliche Notwendigkeiten? Was würde folgen, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen würden?

   Ohne die Daten kann das Beschäftigungsverhältnis nicht durchgeführt werden und gesetzliche Melde- und Abführungspflichten können nicht erfüllt werden.

7. Wer sind die zugriffsberechtigten Empfänger (sowohl intern, als auch extern)?

   • Personalabteilung / Entgeltabrechnung
   • Vorgesetzte (soweit erforderlich)
   • Geschäftsführung
   • Steuerberater bzw. externer Abrechnungsdienstleister
   • Sozialversicherungsträger und Krankenkassen
   • Finanzamt
   • Banken (Entgeltzahlung)
   • Träger der betrieblichen Altersversorgung
   • Berufsgenossenschaft bzw. Unfallkasse
   • Betriebsrat bzw. Personalrat (sofern vorhanden)

8. Wann werden die Daten wieder gelöscht?

   • Lohnkonten: bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung (§ 41 Abs. 1 EStG)
   • Buchungsbelege der Entgeltabrechnung: 8 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB)
   • Nachweise über Arbeitszeiten: mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
   • Personalakte: in der Regel 3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet (§ 195 BGB), soweit keine längeren gesetzlichen Fristen gelten
   • Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung: bis zum Ende der Leistungspflicht
   • Generell gilt: Daten werden gelöscht wenn der Zweck entfällt und Aufbewahrungspflichten abgelaufen sind

9. Welche Kategorien von Daten werden verarbeitet?

   • Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktmöglichkeiten)
   • Vertragsdaten (Tätigkeit, Eintrittsdatum, Arbeitszeit, Vergütung)
   • Steuer- und Sozialversicherungsdaten (Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse)
   • Bank- und Kreditkartendaten (IBAN, BIC, Bank, Kontoinhaber, Kreditkarten-Nr.)
   • Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten
   • Qualifikations- und Beurteilungsdaten
   • Gesundheitsdaten im erforderlichen Umfang (z. B. Arbeitsunfähigkeitszeiten, Schwerbehinderung)

10. Welche Personen sind betroffen?

    • Beschäftigte
    • Ehemalige Beschäftigte

11. Das Recht auf "Auskunft"

    Sie haben ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten. Genau dies wird mit dem hier vorliegenden Dokument weitgehend gewährleistet. Wenn Sie weitere Fragen bzw. Anliegen haben, so können Sie uns natürlich gerne kontaktieren.

12. Das Recht auf "Berichtigung" unrichtiger Daten

    Sie haben generell das Recht auf eine Berichtigung unrichtiger Daten. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt zu uns auf.

13. Das Recht auf "Beschwerde"

    Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer beliebigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde lauten: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Telefon: 0981 180093-0, www.lda.bayern.de.
    Gerne können Sie zuerst Kontakt zu uns aufnehmen, bevor Sie sich bei der Aufsichtsbehörde melden; wir kümmern uns viel schneller und genauso gründlich um Ihr Anliegen. Falls wir Ihnen nicht weiterhelfen können, so können Sie sich anschließend immer noch an die Aufsichtsbehörde wenden.

14. Das Recht auf "Datenübertragbarkeit"

    Sie haben ein Recht auf Aushändigung Ihrer Daten ("Datenübertragbarkeit"), sofern (a) die Rechtsgrundlage auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht, und (b) Sie diese Daten eigenhändig zur Verfügung gestellt haben, und (c) die Daten automatisiert verarbeitet werden. Sofern diese Voraussetzungen gegeben sind, so können Sie auch verlangen, dass wir die Daten an einen Empfänger Ihrer Wahl weitergeben.

15. Das Recht auf "Einschränkung der Verarbeitung"

    Sie haben ein Recht auf eine "Sperrung" Ihrer Daten, sofern (a) Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung verneinen, (c) die Daten von uns nicht mehr benötigt werden, aber Sie die Daten wegen eigener Rechtsansprüchen noch benötigen, (d) Sie Widerspruch gegen die Vearbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen überwiegen.

16. Das Recht auf "Löschung Ihrer Daten"

    Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern (a) die Daten nicht mehr notwendig sind, (b) Sie ggf. Ihre Einwilligung widerrufen haben bzw. es keine andere Rechtsgrundlage (mehr) gibt, (c) Sie zu Recht widersprochen haben, (d) die Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, (e) die Löschung gesetzlich geboten ist, (f) die Daten von Kindern stammen und gelöscht werden sollen. Bitte beachten Sie, dass gemäß Artikel 17 (3) DS-GVO möglicherweise nicht gelöscht werden kann/darf.

17. Das Recht auf "Widerruf von Einwilligungen"

    Sie haben ein Recht auf Widerruf von Einwilligungen (sofern dies für die hier beschriebene Verarbeitung relevant ist). Der Widerruf gilt nur für die Zukunft.

18. Das Recht auf "Widerspruch gegen die Verarbeitung"

    Sie haben das Recht der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Gründe aus Ihrer BESONDEREN SITUATION dafür vorliegen. Unsererseits wird abgewogen, ob wir zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung haben.

19. Daten-Erhebung durch Dritte

    Nein, es werden keine Daten durch Dritte erhoben. Somit werden also sämtliche Daten durch uns selbst erfragt/erhoben.

20. Findet Profiling statt? Werden persönliche Aspekte analysiert oder vorhergesagt? Findet eine automatisierte Einzelfall-Entscheidung statt?

    Nein, dies findet nicht statt.

21. Gibt es Daten-Transfers an Empfänger in Drittländern (also außerhalb der EU)?

    Nein, dies findet nicht statt.

22. Gibt es mehrere Verantwortliche im Sinne einer "gemeinsamen Verantwortlichkeit"?

    Nein, es gibt nur den EINEN oben genannten Verantwortlichen.